Planera kontorsstädning med ett tydligt offertunderlag
En användbar offert på kontorsstädning börjar med hur lokalerna faktiskt används. Beskriv ytor, antal användare, kök och toaletter, önskade tider och vilka moment ni vill få bedömda. Då blir det enklare att jämföra pris och omfattning och att följa upp städningen efter start.
Kartlägg rummen och användningen
Börja med entré, arbetsplatser, mötesrum, pentry, toaletter och gemensamma ytor. Anteckna ungefärlig lokalyta och hur många som brukar vara på plats. Ta med besökare och återkommande dagar med högre beläggning.
Två lika stora kontor kan ha olika behov. Ett kontor med många kundbesök och ett pentry som används hela dagen behöver bedömas på andra grunder än lokaler där bara några arbetsplatser används regelbundet. Behovet avgörs därför av mer än antalet kvadratmeter.
Bestäm frekvens per område
Skilj mellan återkommande städning och mer sällan återkommande insatser. Fråga vilka moment som föreslås vid varje besök och vilka som läggs in periodiskt. Ni behöver inte bestämma den färdiga städplanen själva; beskriv vad som fungerar dåligt i dag och be om ett förslag.
- Entrén: hur mycket smuts dras in och när är den mest belastad?
- Kök och toaletter: hur många använder dem och när behöver de vara tillgängliga?
- Mötesrum: är användningen jämn eller samlad till vissa dagar?
- Arbetsplatser: vilka ytor är fria och möjliga att rengöra?
- Övriga utrymmen: finns arkiv, förråd eller teknikrum med särskilda regler?
Gör gränsen mellan grunduppdrag och tillval tydlig
Städplanen kan omfatta dammtorkning, fria arbetsytor, papperskorgar, golv, kök och toaletter enligt överenskommelse. Be om en beskrivning av arbetet i varje rum.
Invändig rengöring av köksmaskiner, fönsterputs, behandling av känslig utrustning och förbrukningsmaterial ska beskrivas separat när de är aktuella. Fråga exempelvis om ”kök” betyder avtorkning av bänkar och utvändiga ytor eller även arbete inne i kylskåpet. Tydliga gränser minskar risken för att olika förväntningar byggs in i avtalet.
Se exempel på omfattning för kontorsstädning i Göteborg.
Stäm av tider och säker åtkomst
Beskriv när städningen stör verksamheten minst. Ange önskade tider och om det finns möten, leveranser eller låsta delar av lokalen att ta hänsyn till. Tider och tillgänglighet behöver bekräftas innan start.
Utse en kontaktperson för tillträde och frågor. Berätta vilka utrymmen städteamet får använda och vilka dokument, skärmar eller föremål som ska lämnas orörda. Larmkoder, nyckeluppgifter och andra känsliga uppgifter lämnas enligt en separat överenskommen rutin, aldrig i offertformuläret.
Ett exempel på underlag att fylla i
Exemplet nedan är en mall för er förfrågan, inte ett färdigt städpaket eller ett prisförslag.
- Ort eller postnummer och ungefärlig lokalyta:
- Antal personer som normalt arbetar på plats:
- Antal kök, toaletter och mötesrum:
- Golvtyper och känsliga material:
- Rum och moment som ska prioriteras:
- Önskat antal besök och önskade tider:
- Periodiska insatser eller tillval att diskutera:
- Önskat startdatum och kontaktperson:
Jämför offerterna på samma villkor
Läs först vad varje förslag innehåller och jämför därefter totalsumman. Kontrollera antal besök, rum, moment, tillval, material och tider. Be också om besked om moms, eventuella separata kostnader och villkor för ändringar.
Ett förslag med färre besök eller färre moment kan ha ett lägre pris utan att vara jämförbart. Markera sådant som saknas och be leverantören förtydliga innan ni fattar beslut. Ett angivet timpris säger inte i sig vad hela uppdraget kommer att kosta.
Följ upp efter start och när behoven ändras
Bestäm hur ni rapporterar avvikelser och vem som tar emot återkoppling. Beskriv konkreta observationer, till exempel att ett visst mötesrum ofta används efter städningen eller att pentryt behöver en annan frekvens.
Se över planen vid ändrad bemanning, ombyggnad eller fler besökare. Justera moment och frekvens utifrån vad lokalerna behöver i praktiken. Läs mer om så arbetar vi.
Vanliga frågor om att planera kontorsstädning
Måste vi veta exakt hur ofta kontoret ska städas?
Nej. Beskriv användningen och vad ni vill förbättra. Frekvensen kan sedan diskuteras per område innan ni beslutar om upplägget.
Kan städningen ske på kvällstid?
Ange önskemålet i förfrågan. CleanHouse i Väst planerar tiderna tillsammans med er; den aktuella tiden behöver bekräftas för uppdraget.
Finns ett fast pris för alla kontor?
Offerten behöver utgå från era lokaler, omfattningen, frekvensen och tillträdet. Använd inte priset för en annan typ av företagsstädning som ett automatiskt pris för ert kontor.
Beskriv era lokaler och få ett städförslag
Samla uppgifterna i mallen och ange vilka frågor ni vill ha hjälp att bedöma. Kontakta CleanHouse i Väst för ett städförslag.
