Planera städningen för er arbetsplats
Planera kontorsstädning med ett tydligt offertunderlag
För att få en användbar offert på kontorsstädning behöver ni beskriva hur ni använder lokalerna. Ta med ytor, antal användare, kök och toaletter, önskade tider och vilka moment ni vill att städföretaget bedömer. Då blir det enklare att jämföra pris och omfattning och att följa upp städningen efter start.
01 / FÖRBERED UNDERLAGET
Kartlägg rummen och användningen
Börja med entré, arbetsplatser, mötesrum, pentry, toaletter och gemensamma ytor. Anteckna ungefärlig lokalyta och hur många som brukar vara på plats. Ta även med besökare och återkommande dagar med högre beläggning.Två lika stora kontor kan ha olika behov. Det ena kan ha många kundbesök och ett pentry som används hela dagen. I det andra kanske däremot bara några få arbetsplatser används regelbundet. Därför behöver bedömningen av städbehovet ta hänsyn till hur lokalerna fungerar i vardagen, inte bara antalet kvadratmeter.
02 / FÖRBERED UNDERLAGET
Bestäm frekvens per område
Ni behöver inte bestämma den färdiga städplanen själva. Beskriv vad som fungerar dåligt i dag och be därefter städföretaget föreslå en plan. Be företaget skilja mellan regelbunden städning och insatser som ni behöver mer sällan, och förklara vilka moment det föreslår vid varje besök respektive periodiskt.
- Entrén: hur mycket smuts dras in och när är den mest belastad?
- Kök och toaletter: hur många använder dem och när behöver de vara tillgängliga?
- Mötesrum: är användningen jämn eller samlad till vissa dagar?
- Arbetsplatser: vilka ytor är fria och möjliga att rengöra?
- Övriga utrymmen: finns arkiv, förråd eller teknikrum med särskilda regler?
03 / FÖRBERED UNDERLAGET
Gör gränsen mellan grunduppdrag och tillval tydlig
Städplanen kan omfatta dammtorkning, fria arbetsytor, papperskorgar, golv, kök och toaletter enligt överenskommelse. Be om en beskrivning av arbetet i varje rum.När invändig rengöring av köksmaskiner, fönsterputs, behandling av känslig utrustning eller förbrukningsmaterial är aktuella ska städföretaget beskriva dem separat. Fråga exempelvis om ”kök” betyder avtorkning av bänkar och utvändiga ytor eller även arbete inne i kylskåpet. På så sätt blir gränsen tydligare och risken mindre för olika förväntningar på vad avtalet omfattar.Se exempel på omfattning för kontorsstädning i Göteborg.
04 / FÖRBERED UNDERLAGET
Stäm av tider och säker åtkomst
Beskriv när städningen stör verksamheten minst. Ange önskade tider och om det finns möten, leveranser eller låsta delar av lokalen att ta hänsyn till. Innan städningen börjar behöver ni och städföretaget bekräfta tider och tillgänglighet.Utse en kontaktperson för tillträde och frågor. Berätta vilka utrymmen städteamet får använda och vilka dokument, skärmar eller föremål teamet ska lämna orörda. Lämna larmkoder, nyckeluppgifter och andra känsliga uppgifter enligt en separat överenskommen rutin, aldrig i offertformuläret.
Ett exempel på underlag att fylla i
Exemplet nedan är en mall för er förfrågan, inte ett färdigt städpaket eller ett prisförslag.- Ort eller postnummer och ungefärlig lokalyta:
- Antal personer som normalt arbetar på plats:
- Antal kök, toaletter och mötesrum:
- Golvtyper och känsliga material:
- Rum och moment som ska prioriteras:
- Önskat antal besök och önskade tider:
- Periodiska insatser eller tillval att diskutera:
- Önskat startdatum och kontaktperson:
